Sistem informasi adalah yang sering menjadi pilihan perusahaan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam proses bisnis, juga agar mampu memberikan nila tambah yaitu berupa competiteve advantage dalam persaingan bisnis.
Penggunaan sistem informasi tidaklah melihat dari besar atau kecilnya perusahaan, namun peran sistem informasi disini dapat memudahkan perusahaan melakukan semua kegiatan operasional menjadi lebih mudah dan cepat.
Penerapan sistem informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi bisnis dan strategi sistem teknologi informasi.
Sehingga dibutuhkan suatu analisa berbagai faktor yang mempengaruhi terbentuknya suatu perencanaan strategi sistem atau teknologi informasi yang adaptable dan selaras dengan strategi bisnis.
Menurut Ward dan Peppard (2002), ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu perusahaan.
- Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
- Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
- Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan merubah gaya dan cara berbisnis
Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi.
Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada perusahaan (Ward and Peppard, 2002).
Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan.
Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).
I. STRATEGI SI DAN STRATEGI TI
Suatu strategi yang direncanakan haruslah selaras dengan strategi bisnis perusahaan sehingga strategi bisnis perusahaan yang akan men-drive strategi sistem informasi yang akan direncanakan. Strategi informasi tersebut kemudian akan men-drive strategi teknologi informasi yang akan dirancang.
Hal ini berarti harus ada kesesuaian antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI. Analogi strategic alignment (Ward and Peppard, 2002) dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis perusahaan.
Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan.
Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis perusahaan.
II. PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung perusahaan dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah-langkah strategis.
Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI
III. Model Perencanaan Strategis SI
Pendekatan metodologi versi Ward dan Peppard adalah dengan analisa kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis perusahaan dalam menangkap peluang bisnis untuk meningkatkan keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan.
Kurang optimalnya pemanfaatan investasi SI/TI lebih banyak disebabkan oleh karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.
Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:
a) Lingkungan bisnis internal perusahaan
Merupakan strategi bisnis yang digunakan pada masa sekarang, tujuan, sumber daya, proses dan budaya perusahaan serta nilai dari bisnis itu sendiri.
b) Lingkungan bisnis eksternal perusahaan
Pada tahap ini dilakuakan analisis faktor-faktor di luar perusahaan yang mempengaruhi kinerja perusahaan, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.
c) Lingkungan Internal SI/TI
Pada tahap ini akan dilakukan analisis yang mencakup kondisi SI/TI perusahaan dari perpektif bisnis saat ini bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
d) Lingkungan Eksternal SI/TI
Pada tahap ini dilakukan analisis kondisi teknologi SI/TI yang berkembang saat ini yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. Dari hasil ini akan diperoleh peluang teknologi SI/TI yang dapat digunakan dalam mendukung strategi perusahaan.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari :
a) Strategi bisnis SI, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis perusahaan akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasinya.
b) Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
c) Strategi manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui perusahaan untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
>> Future Application Portfolio, rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu ke depan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan.
>> Current Application Portfolio, rincian mengenai aplikasi system informasi yang diterapkan perusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi.
METODE DAN TEORI ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI
Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup :
1. Analisa Lingkungan Bisnis Internal
Tahap ini mengidentifikasi aspek internal, yang hasil dari analisa ini dapat diketahuikondisi terkini perusahaan serta strategis. Berikut hal yang berkaitan dengan analisalingkungan bisnis internal.
a. Visi, misi, strategis bisnis perusahaan
Penjabaran visi,misi, dan strategis perusahaan merupakan langkah awal dalam perancanngan strategis. Dari visi, misi dan strategi dapat terlihat arah perusahaan dimasa akan datang.
b.Analisa Porter ( Five Forces Analisys)
Model Porter untuk menganalisa posisi perusahaan dalam industri sekarang dan mengetahui kekuatan apa saja yang mempengaruhi.
c.Analisa SWOT (Sweght, Weight, Oppourtunity,Tthreat)
Analisa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan peluang serta tantangan dimasamendatang.
d.Analisa CSF(Critical Sucsess Factor Analizy)
Analisa faktor yang mempengaruhi kesuksesan strategi perusahaan.
e.Analisa Rantai Nilai (Value Chain Analisys)
Analisa dokumen perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan utama dan kegiatan pendukung dalam perusahaan.
2. Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal
Analisis lingkungan eksternal bisnis dari sebuah perusahaan terdiri dari faktor – faktor yang pada dasarnya di luar dan terlepas dari perusahaan. Faktor – faktor utama yang biasa diperhatikan adalah faktor Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST). Dengan menggunakan analisa PEST ini, diharapkan dapat mengetahui faktor–faktor yang berkaitan dengan perusahaan
3. Analisis Lingkungan Internal SI/TI
Pada tahap ini akan dianalisa kondisi SI/TI saat ini yang digunakan dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan.
a. Struktur perusahaan SI/TI dan sumber daya
Struktur perusahaan dan sumberdaya yang dimiliki, dalam hal ini SDM.
b. Portofolio aplikasi sekarang
Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan dimasukkan kedalam portofolio yang bergunauntuk mengetahui kondisi SI/TI pada perusahaan sekarang ini.
c. Analisa proses bisnis
Pemetaan proses bisnis kedalam suatu model yang menggambarkan arus informasiyang terjadi dalam kegiatan bisnis perusahaan.
d. Infrastruktur SI/TI ( Hardware, Software, Network)
4. Analisa Lingkungan SI/TI Eksternal.
Tahap ini mengidentifikasi perkembangan teknologi SI/TI terkini dan trend ke depan.
a. Trend teknologi SI/TIMembahas tren teknologi yang tengah berkembang, yang khususnya bisa diterapkan pada perusahaan
b. Teknologi yang sedang dipakai oleh pelanggan, pemasok, dan pesaing.
c. Peluang dan kemungkinan penggunaan teknologi untuk keunggulan dimasa mendatang.
5. Rekomendasi Strategi
a. Portofolio aplikasi dimasa mendatangPortofolio mendatang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dari portofoliomendatang dapat terlihat prioritas investasi apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan dan aplikasi apa saja yang bsia bermanfaat bagi perusahaan dimasamendatang.
b. Infrastruktur SI/TI untuk menunjang portofolio aplikasi mendatang.
c. Kebijakan manajemen SI/TI (sumberdaya, infrastruktur, keamanan)
KESIMPULAN
Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu perusahaan dari segi keunggulan kompetitif.
Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan perusahaan yang memuat visi, misi, dan tujuan perusahaan, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal perusahaan, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan perusahaan, yang kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi yang di drive dari tujuan perusahaan telah semuanya teridentifikasi.
Hasil dari Perencanaan Strategis SI/TI ini menjawab permasalahan pemanfaatan SI/TI suatu perusahaan, adapun hasil identifikasi dari perencenaan strategis sistem informasi adalah terbentuknya portofolio aplikasi SI/TI.
Teknologi infomasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan daya saingnya dengan menerapkan prinsip agility, dimana fleksibilitas diperlukan untuk menghadapi perubahan.
Dengan sikap adaptif, perusahaan dapat memanfaatkan manajemen portofolio aplikasi SI/TI untuk menciptakan efisiensi dan memaksimalkan penggunaan investasi TI, memanfaatkan informasi dari portofolio untuk menciptakan inovasi baru, serta meraih keuntungan dari fokus dan keselarasan biaya dengan tetap menjaga kompetensi inti.
Daftar pustaka :
- Ward, John; Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for Information Systems. 3th Edition. John Wiley& Sons Ltd.
- Wedhasmara,A. 2009. Langkah-langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard. Jurnal Sistem Informasi (JSI), Vol.1 No.1 April 2009, hal 14-22.
- Sensuse, Dana Indra; Sopryadi, Hendri. 2008. Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center Palembang. Jurnal Ilmiah STMIK GI MDP, Vol 4 No.3 Oktober 2008, hal 9-18
